Cosa si intende per software gestionale? Si intende un software che automatizzi i processi di gestione di una attività qualsiasi: azienda, ente, professione, studio etc.

Un software per la contabilità, per il magazzino, per la fatturazione, per i preventivi è spesso la prima esigenza per dotarsi di un sistema di gestione dei dati; per non parlare del CRM, acronimo di Customer Relationship Management, strumento indispensabile per controllare la rete vendite e l’andamento dell’attività.

C’è ancora chi fa a mano la gestione della propria attività?

E’ possibile, ma il costo dell’hardware è oramai talmente basso e accessibile e con un computer qualsiasi si può utilizzare un foglio elettronico già di valido aiuto per le operazioni ripetitive. Una volta impostato basta cambiare i dati in entrata e si hanno subito i risultati aggiornati.

Si può utilizzare uno dei tantissimi gestionali già pronti per le più svariate attività ed esigenze, da utilizzare anche online, da un qualsiasi browser (SAAS ovvero Software As A Service).

Infine si può pensare ad un gestionale dedicato, quindi ad un programma che abbia funzionalità espressamente implementate per l’attività svolta, da sviluppare in collaborazione con un programmatore o una software house.

Per essere valido un software gestionale deve avere come caratteristiche di base:

• • inserimento dei dati facile, veloce e controllato;

• • uscita dei dati (stampe, report, esportazioni) che abbia le caratteristiche richieste;

• elaborazione intermedia su cui l’operatore non deve agire se non per prendere decisioni; tutte le funzioni di calcolo ed elaborazione ripetitive devono essere svolte senza errori dalle procedure del software.

Cerchiamo di capire quali sono i pro ed i contro delle tre possibili opzioni come software da utilizzare.

Foglio elettronico

Pro

• • Immediatezza d’uso;

• • Adattabilità quasi immediata in caso di nuove necessità;

• • Stampe facili da adattare e modificare;

• Possibilità di analizzare i dati facilmente.

Contro

• • Un utilizzo evoluto, che dipende dalle funzionalità necessarie all’attività, presuppone una conoscenza non comune delle funzioni avanzate del foglio elettronico;

• • Può essere molto difficile controllare e automatizzare i flussi dei dati;

• • E’ possibile, senza volerlo, modificare le formule o altro e incorrere così in errori;

• • Pur avendo un formato tabellare i dati sono comunque poco maneggevoli per ricerche e ordinamenti;

• • Nella maggior parte dei casi può usare il foglio elettronico solo chi lo ha impostato, per altri metterci le mani può essere difficile, rischioso se non impossibile;

• Non può essere usato da più utilizzatori contemporaneamente.

Costi

• In pratica sono le ore che chi lo imposta deve necessariamente impiegare per avere i risultati prefissati.

Software gestionale pacchettizzato

Pro

• • Si può cominciare ad utilizzare immediatamente dopo la sua installazione;

• • Ha tutte le funzionalità che sono state ritenute indispensabili dalla software house che lo ha sviluppato e spesso molte altre;

• • Stampe già predisposte e facilmente personalizzabili;

• Può anche funzionare in rete e quindi essere usato da più utenti contemporaneamente.

Contro

• • Non sempre è di facile utilizzo;

• • Spesso molte funzioni non vengono utilizzate e/o non sono esattamente quelle desiderate;

• • I limiti effettivi si riscontrano solo dopo un suo periodo di impiego e a volte non sono aggirabili/modificabili;

• • E’ l’utente che deve adattarsi al suo utilizzo, se la sua logica (indipendentemente che sia corretta o meno) è diversa;

• In caso di nuove esigenze potrebbe essere impossibile farvi apportare modifiche.

Costi

• • Costo iniziale di acquisto o periodico di noleggio;

• • Addestramento del personale come tempo e/o corsi;

• In caso di modifiche “su misura”, se possibili, i costi possono essere molto alti e si può perdere la possibilità di aggiornamenti automatici.

Software gestionale dedicato

Pro

• • Impiega esattamente la logica richiesta da chi lo utilizza anche se non è quella standard e/o per attività particolari;

• • Può essere modificato, ampliato e rivisto senza particolari limiti;

• La grafica e l’interfaccia sono completamente personalizzabili.

Contro

• • Tempi di sviluppo variabili e a volte maggiori del previsto;

• Collaudo e debugging a carico dell’utente.

Costi

• • Per la sua realizzazione “su misura” ha costi valutabili solo dopo una fase di analisi preliminare;

• Interventi del programmatore su base oraria o a contratto di manutenzione annuale.

Conclusioni

Il foglio elettronico è sicuramente la soluzione più veloce ed economica quando l’attività è semplice e quando una sola persona può gestirne personalmente tutti gli aspetti. Oltre una certa complessità e se la necessità è di accedere in più persone ai dati e alle procedure un software gestionale su server è indispensabile. Le procedure del gestionale se sono in linea con le effettive esigenze ne rendono l’utilizzo rapido ed efficace.

Quando invece un gestionale già pronto non risultasse adatto all’impiego pratico l’alternativa è o investire in sue modifiche, o acquistarne un altro (con l’incognita che possa avere altri problemi verificabili solo utilizzandolo) o pensare di far realizzare un gestionale dedicato, che alla riprova dei fatti risulta sempre la soluzione che più porta vantaggi sia in termini di qualità e spesso anche di investimento.

E’ abbastanza diffuso nella PMI il percorso foglio elettronico – software gestionale pacchettizzato– software gestionale dedicato.